التعامل مع المادة القضائية والإجرائية في الأنظمة الإلكترونية

قواعد التعامل مع المادة القضائية والإجرائية في الأنظمة الإلكترونية
القاعدة الأولى:
تحرر محاضر الجلسات باللغة العربية الفصحى، وتسمع الدائرة أقوال الخصوم والشهود ونحوهم من غير الناطقين باللغة العربية عن طريق مترجم، وإذا وقع في كلام الخصوم أو الشهود أو نحوهم كلمة عامية أو غير عربية وخشيت الدائرة إن دونتها بالفصحى أن لا تصيب مقصود قائلها، فعليها أن تثبتها بين قوسين, وتكتب معناها الفصيح.
القاعدة الثانية:
يخصص للمخول بالدخول إلى النظام الإلكتروني معرف واحد مهما تعددت جهات عمله، ولا يستخدمه غيره، ويزود برقمه السري وفق آلية لا تسمح لغيره بمعرفته، ولا يفصح عنه لأحد، وتنتهي صلاحيته بانتهاء فترة تكليفه في جهة العمل.
القاعدة الثالثة:
تنشأ الدوائر في النظام الإلكتروني وتلغى وتدمج ويسمى أعضاؤها بقرار من صاحب الصلاحية في ذلك، ويدون رقم القرار وتاريخه, واسم مصدره, وصفته في بيانات النظام الإلكتروني.
القاعدة الرابعة:
يكون توزيع القضايا بين دوائر المحكمة وإنقاصها ووقفها وفق القواعد النظامية, وبشكلآلي بوساطة النظام الإلكتروني.
القاعدة الخامسة:
إذا وقع خطأ في بيانات ورقة الإحالة ودعت الضرورة إلى تصحيحه، فتعاد إلى الرئيس لاتخاذ ما يراه حيال تعديلها، ثم تعاد إلى الدائرة ذاتها برقم الإحالة ذاته، وتحفظ بيانات الإحالة الأولى مع التعديلات التي تطرأ عليها في النظام الإلكتروني، وتطبع موضحا عليها رقم النسخة وترفق بملف القضية.
القاعدة السادسة:
لا تفتتح أي جلسة إلا بإذن إلكتروني من قاضي الدائرة أو رئيسها، ويكون افتتاحها بمعرف من يحرر محضرها ويوقعه مع أعضاء الدائرة.
القاعدة السابعة:
مع عدم الإخلال بما تنص عليه القاعدة العاشرة من هذه القواعد، لا يجوز ضبط القضايا ولا تسجيل الصكوك يدويا في المحاكم التي تم تشغيل النظام الإلكتروني فيها، فإن كانت القضية محالة قبل تشغيل النظام الإلكتروني، فيتم اتخاذ الآتي:
أ‌- إن لم تكن القضية مضبوطة يدويا، فتضبط في النظام الإلكتروني.
ب- إن كانت القضية مضبوطة يدويا ولم يحكم فيها، فتواصل الدائرة نظرها في النظام الإلكتروني، وتنوه في أول جلسة فيه عن عدد ضبطها اليدوي ورقم مجلده وصحيفته، وتنوه عند آخر جلساتها في الضبط اليدوي عن رقم ضبطها الإلكتروني.
ج- إن حكم في القضية في الضبط اليدوي ولم يصدر صكها، فتفتتح جلسة في الضبط الإلكتروني وينوه فيها عن ذلك، ويكون إصدار الصك بوساطة النظام الإلكتروني، وينوه في ضبطها اليدوي عن رقم الصك وتاريخه.
قواعد التعامل مع المادة القضائية – (1 / 6)
د- إن صدر صك القضية وسجل يدويا, ثم اقتضى الأمر تعديله أو إضافة شيء إليه، فيتم إكمال اللازم في الضبط الإلكتروني بدون إصدار صك جديد، ثم يهمش بمضمونه على الصك اليدوي وسجله, وينوه عن ذلك في النظام الإلكتروني.
القاعدة الثامنة:
إذا انتهى الكاتب من تحرير محضر الجلسة في النظام الإلكتروني يقوم بمراجعته وتصحيح ما وقع فيه من أخطاء، ثم يعتمده قاضي الدائرة أو رئيسها إلكترونيا، ولا يأخذ رقما في النظام الإلكتروني إلا بعد اعتماده.
القاعدة التاسعة:
تضبط القضية في ملف إلكتروني مستقل يأخذ رقمها، ويحفظ الضبط – بعد طباعته- في ملف القضية وفقا لآلية تعتمد من رئيس المجلس الأعلى للقضاء.
القاعدة العاشرة:
إذا تعطل النظام الإلكتروني لأي سبب، فيحرر محضر الجلسة بوساطة محرر النصوص في الحاسب الآلي,فإن لم يمكن تشغيله فيدويا، ويطبع أو يدون -حسب الأحوال- على الورق المخصص لطباعة الضبوط، ويوقعه رئيس الدائرة وأعضاؤها والكاتب وذوو الشأن، ويوضع في ملف القضية بعد مسحه بالماسح الضوئي وإدخاله إلى النظام الإلكتروني في مكانه المخصص لذلك, وعند زوال العطل مباشرة تفتتح جلسة في النظام الإلكتروني، وتدون فيها الوقائع المضبوطة أثناء العطل مع التنويه عن سببه، ويوقعها رئيس الدائرة وأعضاؤها والكاتب.
القاعدة الحادية عشرة:
إذا اعتمد قاضي الدائرة أو رئيسها محضر الجلسة إلكترونيا، فلا يجوز التعديل ولا الشرح ولا التهميش عليه بأي شكل، فإن دعت الضرورة إلى شيء من ذلك، فيكون في جلسة تالية يذكر فيهاما يراد إضافته أو تعديله, فإن كان تعديلا لخطأ فيبين موضعه وصوابه، ثم يوقعه رئيس الدائرة وأعضاؤها والكاتب, ومن نسب إليه شيء فيه.
القاعدة الثانية عشرة:
لا تضبط القضية في غير ضبطها الخاص، فإن حصل ذلك، فيحرر محضر في جلسة تالية في الضبط ذاته, ويثبت فيه ما حصل وسببه، وينوه فيه عن رقم ضبطها الخاص، وينسخ ما ضبط في غير محله إلى ضبطه الخاص مع التنويه عما حصل، ولا يجوز تعديل محاضر الجلسات السابقة أو نقلها أو إزالتها.
القاعدة الثالثة عشرة:
إذا ضبطت قضية ثم ظهر عدم اختصاص الدائرة بنظرها, فينوه عن ذلك في الضبط, ثم تحال للمختص بنظرها وفق الأحكام المنظمة لتدافع الاختصاص، ولا يجوز تعديل محاضر الجلسات السابقة أو نقلها أو إزالتها.
القاعدة الرابعة عشرة:
يطبع محضر الجلسة بعد اعتماده في النظام الإلكتروني، ويوقعه رئيس الدائرة وأعضاؤها والكاتب وذوو الشأن، ويختم بالختم الرسمي, ثم يمسح بالماسح الضوئي, ويدخل إلى النظام الإلكتروني مباشرة، ولا تفتتح جلسة تالية للقضية ذاتها حتى يتم إكمال ما ذكر.
القاعدة الخامسة عشرة:
يوضع لكل صفحة من صفحات الضبوط والصكوك والسجلات رمز شريطي (باركود) لتعريف الصفحة عند إدخالها إلى النظام الإلكتروني.
القاعدة السادسة عشرة:
يقوم أعضاء الدائرة بالموافقة إلكترونيا على مضمون صك القضية بعد مراجعته، ثم يعتمد رئيس الدائرة إصداره إلكترونيا بعد تحقق الكاتب من اكتمال مسح محاضر جلسات القضية بالماسح الضوئي وإدخالها إلى النظام الإلكتروني، ولا يأخذ الصك رقما وتاريخا إلا بعد اعتماده.
القاعدة السابعة عشرة:
إذا اعتمد قاضي الدائرة أو رئيسها إصدار صك القضية إلكترونيا، فلا يمكن تعديل ما حرر فيه، فإن وقع فيه سقط أو خطأ مادي بحت كتابي أو حسابي، فيكمل اللازم طبقا للمادتين الحادية والسبعين بعد المائة والثانية والسبعين بعد المائة من نظام المرافعات
الشرعية.
القاعدة الثامنة عشرة:
يطبع الصك وسجله بعد اعتماد الصك إلكترونيا، ثم يمسحان بالماسح الضوئي بعد اكتمال توقيعاتهما وأختامهما اللازمة, ويدخلان إلى النظام الإلكتروني، ويتم اتخاذ هذا الإجراء في كل إضافة تلحق بالصك.
القاعدة التاسعة عشرة:
إذا استدعى الأمر إضافة صفحة إلى الصك بعد صدوره؛ كالتهميش بالاستلام أو التصديق ونحوهما، فينوه في الصفحة التي تسبق الصفحة المضافة من نسخة الصك عن رقم الصفحة المضافة وتاريخ الإضافة، ويوقعه قاضي الدائرة أو رئيسها.
القاعدة العشرون:
لغير أغراض التفتيش القضائي أو نظر الأحكام أو تدقيقها من محاكم الاستئناف أو المحكمة العليا، لا يجوز الاطلاع على الضبوط أو الصكوك في النظام الإلكتروني إلا بإذن من قاضي الدائرة أو رئيسها وتحت إشرافه.
القاعدة الحادية والعشرون:
إذا اقتضى الحال إعادة إدخال نسخة الضبط أو الصك أو السجل إلى النظام الإلكتروني، فتدخل وتكون نسخة ثانية، ويشار إلى أنها هي المعتمدة، وينوه على النسخة السابقة بصدور نسخة جديدة.
القاعدة الثانية والعشرون:
إذا اقتضى الحال إصدار نسخة أصلية من الصك؛ كبدل مفقود أو تالف أو غيرهما، فتطابق على سجل الصك المحفوظ لدى الإدارة المختصة، ولا يجوز الاستناد على النسخة الإلكترونية في المطابقة, وتعنون تلك النسخة بسبب إصدارها.
القاعدة الثالثة والعشرون:
تطبع أوراق الإحالة والضبوط والصكوك والسجلات على الورق ذي الحجم: أي 4 (A4)مع اعتماد خط المهند ذي المقاس (18) وتكون طباعة الضبوط والصكوك والسجلات بالحبر والورق الأمني.
القاعدة الرابعة والعشرون:
لا يجوز العمل على البرامج الإلكترونية القضائية إلا بعد قفل اللغة المصدرية (السورس كود) وقواعد البيانات برقم سري قابل للتغيير, وتسليمه للمجلس الأعلى للقضاء.
القاعدة الخامسة والعشرون:
يتولى المجلس الأعلى للقضاء الإشراف على بيانات النظام الإلكتروني بجميع ما يشتمل عليه من ضبوط وصكوك وسجلات وغيرها، وتحفظ هذه البيانات في المكان الذي يراه المجلس مناسبا، مع اتخاذ الإجراءات اللازمة لحمايتها وضمان سلامتها من الاطلاع والتعديل غير المصرح بهما، وتطبيق الحلول الفنية المناسبة لتسجيل جميع الحالات التي يتم فيها الاطلاع على تلك البيانات أو الوصول إليها أو تعديلها.
القاعدة السادسة والعشرون:
تشكل لجنة تحت إشراف الإدارة العامة للربط القضائي في التفتيش القضائي تتولى الرقابة على تنفيذ هذه القواعد, وحل المشكلات التي تعترض تطبيقها.
القاعدة السابعة والعشرون:
يعمل بهذه القواعد من تاريخ صدورها، وتراجع لغرض تحديثها عند الحاجة لذلك .